6 pasos para crear un presupuesto para una pequeña empresa (+plantillas)
Si desea tener éxito en los negocios, necesita saber a dónde va cada dólar. No es suficiente tener una idea aproximada, debe estar en papel. Ahí es donde entra en juego el presupuesto empresarial. Pero según un estudio de Clutch, el 46 % de las pequeñas empresas no tienen un presupuesto declarado. Eso es casi la mitad 😮.
Hacer un presupuesto puede ser intimidante, pero no se preocupe, no necesita conocimientos financieros o contables para crear un presupuesto para una pequeña empresa. En esta publicación, cubriré todos los conceptos básicos de presupuesto que necesita saber, le mostraré cómo crear un presupuesto para una pequeña empresa y luego le proporcionaré plantillas para que no comience desde cero.
Tabla de contenido
Por qué necesita un presupuesto para pequeñas empresas
En pocas palabras, el presupuesto lo obliga a concentrarse en sus objetivos comerciales y sirve como una brújula para saber si va en la dirección correcta. Además, todas las empresas pasan por fluctuaciones financieras a lo largo del tiempo. El presupuesto lo ayuda a navegar por estos, desde pagos atrasados hasta que le quiten la alfombra debajo de usted. Estos son los beneficios clave de tener un presupuesto para pequeñas empresas:
- Chequeo de salud financiera. Le permite saber si tiene fondos suficientes para generar ingresos, gastos operativos y expansión.
- Lograr objetivos a largo plazo. Sepa si necesita reducir gastos o aumentar los ingresos para lograr sus objetivos estratégicos, operativos y financieros.
- Haga crecer su negocio. Los inversionistas o prestamistas primero verán sus ingresos y gastos antes de invertir en usted.
- Mantener la seguridad financiera. Ayuda a mantener las puertas abiertas en caso de una recesión, un mal mes, una recesión, pagos lentos y cheques retrasados.
- Capitalizar las oportunidades. Con un presupuesto establecido, no se perderá ninguna oportunidad valiosa de rentabilidad.
Saber cuánto dinero entra y sale le permite dar a cada centavo un “trabajo” y usar cada dólar para el mayor beneficio de su negocio.
Cómo crear un presupuesto para pequeñas empresas en 6 pasos
Ahora que comprende lo importante que es un presupuesto, así es como puede crear uno para garantizar una operación comercial fluida y facilitar un flujo de efectivo eficiente:
1. Separa las finanzas de tu negocio de tus finanzas personales
Esta es una de las reglas cardinales para tener éxito en los negocios. Es tentador para los propietarios de pequeñas empresas mezclar negocios y finanzas personales, pero casi siempre conduce al desastre. Desastre en tres formas:
- Estancamiento: Sin una visión precisa de su posición financiera, es decir, cómo se está desempeñando el negocio con respecto a su objetivo, no es probable que progrese.
- Impuestos: Le ayuda a administrar cosas como los gastos comerciales con fines impositivos.
- Litigio: Mezclar presupuestos desdibuja la línea legal entre usted (el dueño del negocio) y su negocio. Lo protege de responsabilidades y sus activos personales en caso de litigio
Pero, ¿cómo haces eso? Aquí hay un par de pasos que puede seguir al crear su presupuesto.
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- Solicite una cuenta de cheques comercial y una tarjeta de crédito.
- Use sistemas de contabilidad separados para presupuestos personales y finanzas comerciales
Separar los dos lo ayuda a tratar a su pequeña empresa como una entidad independiente. Aparte de las ventajas fiscales, configura su negocio para obtener mayores márgenes de beneficio. Tenga en cuenta también que las empresas propiedad de minorías pueden registrarse como una empresa comercial minoritaria para recibir apoyo adicional.
2. Separar un fondo de contingencia para emergencias
La ley de Murphy dice: «Todo lo que puede salir mal, saldrá mal». Es por eso que debe reservar un fondo de contingencia para su negocio.
Si este no es el primer negocio que inicia, sabe que siempre tendrá gastos inesperados cuando menos lo espere. Por ejemplo, supongamos que opera una imprenta. Luego, justo después de obtener un contrato que le cambió la vida, su impresora principal se descompone incluso antes de que comience. Ahí es cuando un fondo de contingencia salva el día.
Un fondo de contingencia para emergencias salvaguardará su negocio cuando surjan estos costos inesperados. Entonces, si bien es tentador gastar ese ingreso adicional para comprar esa nueva MacBook que no necesita, no lo haga. Por ahora, aparta parte de ese dinero. Una buena regla general es reservar de tres a seis meses de los gastos operativos de su pequeña empresa.
Lo preparará a usted y a su negocio en caso de que uno de sus equipos se descomponga o necesite reemplazarlo. Por supuesto, siempre puedes pedir un préstamo, pero no estaría de más tener más opciones.
3. Identifique sus fuentes de ingresos
A Grant Cardone le gusta decir: «El flujo de efectivo es el rey». ¿De dónde viene tu dinero? ¿Cuánto y con qué frecuencia entra? Para que el presupuesto de la pequeña empresa funcione, debe tener las respuestas a estas preguntas.
Eso significa hacer un recuento de todas sus fuentes de ingresos (sin ganancias) cada mes. En caso de que no sepa la diferencia entre ingresos y ganancias, los ingresos son todo el dinero que genera su negocio antes de los gastos. Después de restar los gastos, te queda una ganancia.
Sume sus ingresos del año y divídalos entre 12 para encontrar su ingreso o ingreso mensual. Con esta información, puede ver cómo cambian sus ingresos con el tiempo. Esto lo ayudará a encontrar y manejar patrones estacionales y recesiones.
4. Determina tus costes fijos
El siguiente paso para crear un presupuesto para una pequeña empresa es incluir todos los costos fijos. Los costos fijos son costos recurrentes que son vitales para las operaciones de su negocio. Estos costos operativos surgen todos los días, semanas, meses o años. Eso incluye todo, desde alquiler, deudas, servicios públicos y costos de nómina hasta impuestos y seguros.
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Dicho esto, no hay dos negocios iguales. Así que tómese un tiempo para identificar cualquier otro costo fijo necesario para administrar su negocio. Una vez que los haya identificado, súmelos para obtener una cifra precisa de sus costos fijos mes a mes. Si su negocio es nuevo, puede proyectar estos valores.
Pero asegúrese de tener en cuenta estos gastos mensuales como parte de su presupuesto comercial. De esa manera, puede reservar dinero para cubrirlos. Una vez que haya hecho eso, el siguiente paso es restarlos de sus ingresos.
5. Determina tus costos variables
A medida que revisaba sus costos fijos, probablemente notó otros gastos inconsistentes en su negocio. Estos costos inconsistentes se conocen como costos o gastos variables porque cambian según cómo los use. Incluyen utilidades, gastos de publicidad, desarrollo profesional, suministros, tu salario, etc.
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Por ejemplo, puede aumentar los costos de producción para obtener más materias primas que coincidan con la creciente popularidad de ciertos productos. O si tiene un negocio de SaaS, es posible que deba invertir más presupuesto en ciertas temporadas para obtener más clientes.
gastos discrecionales
Los gastos discrecionales también se consideran gastos variables porque, si bien es bueno tenerlos, no son esenciales para su negocio. Estos incluyen cosas como educación, consultoría, etc., que podrían ayudar a aumentar la rentabilidad.
Desea reducir sus costos variables en los meses de escasez, comenzando con los gastos discrecionales. Y cuando sus ganancias están al alza, puede asignar más dinero a gastos variables para ayudarlo a crecer más rápido.
Calcule todos sus gastos variables al final de cada mes. Esto muestra una imagen clara de cómo fluctúan según el rendimiento del negocio para que pueda hacer predicciones precisas.
6. Crea un estado de pérdidas y ganancias
Después de recopilar todos los datos anteriores, es hora de ensamblar todas las piezas del rompecabezas para darle sentido a todo. Eso significa crear un estado de pérdidas y ganancias (P&L) o de ingresos, como el que se muestra a continuación.
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Probablemente hayas oído hablar de un estado de pérdidas y ganancias, y probablemente te esté dando dolor de cabeza solo de pensarlo. Pero no tiene por qué ser así. Eso es porque ya ha hecho el trabajo pesado al recopilar todos los puntos de datos. Todo lo que queda es resumir sus flujos de ingresos y restar el total de todos sus gastos del mes.
Con suerte, obtendrá una cifra positiva al final, en cuyo caso, felicitaciones porque está obteniendo ganancias. Si obtiene una cifra negativa, no se preocupe. ¿Por qué? Ahora sabe adónde va su dinero y puede hacer los ajustes necesarios para obtener ganancias.
Plantillas de presupuesto para pequeñas empresas
Ya sea que esté buscando optimizar un pequeño presupuesto de marketing u obtener un control firme de todos sus gastos, hay algo en esta lista de plantillas de presupuesto de marketing de pequeñas empresas para todos.
Capterra
La plantilla de presupuesto para pequeñas empresas de Capterra es fácil de usar y emplea todos los componentes que definimos anteriormente, como costos fijos, costos variables, ingresos y ganancias. Puedes usarlo en Excel o Google Sheets.
Laboratorio de plantillas
La sección de plantillas de presupuesto para pequeñas empresas de Template Lab le brinda algunas plantillas diferentes para trabajar, en formato de documento de Word y hoja de cálculo. Estas plantillas son útiles para detallar sus gastos.
Plantilla de presupuesto de marketing de LocaliQ
La Guía completa de presupuestos de marketing de LocaliQ no solo le brinda una plantilla de presupuesto de marketing, sino que también lo guía a través de los conceptos básicos del presupuesto de marketing.
Plantilla de declaración de ingresos de hojas de cálculo prácticas
Para generar un estado de ingresos, puede usar esta plantilla de Google Sheet de estado de ingresos para ingresar sus ingresos y gastos.
Cree el presupuesto de su pequeña empresa hoy
Ya sea que se trate de su primer o segundo negocio, dominar los conceptos básicos de elaboración de presupuestos para pequeñas empresas es la clave del éxito. Siga estos pasos para crear un presupuesto para pequeñas empresas:
- Cree cuentas comerciales y personales separadas.
- Aparta dinero para un fondo de emergencia.
- Identifique sus fuentes de ingresos.
- Determina tus costos fijos.
- Determina tus costos variables.
- Crear un estado de resultados de pérdidas y ganancias.
Con un presupuesto de pequeña empresa, tendrá una idea del rendimiento de su empresa, lo que le ayudará a tomar las decisiones financieras correctas para prosperar. ¡Buena suerte!
Sobre el Autor
Jon Morgan es el fundador de dos exitosos negocios de comercio electrónico y SaaS. Le apasiona compartir lo que ha aprendido al trabajar con dueños de negocios a través de Venture Smarter.
